KONUŞMADAN SONRAKİ ADIMLARA
Toplantı kaydını yazıya çevir.
Kaydettiğin toplantılar için.
Kaydedilmiş bir toplantıyı iPhone veya Android’de döküme, yapılacaklar listesine ya da tarih özetine dönüştür; paylaşmadan önce kontrol et.
YAPILACAKLAR
Örnek görevler: revize bütçeyi gönder; lansman tarihini tedarikçiyle doğrula; değerlendirme toplantısını ayarla.
KISA CEVAP
Toplantı botu değil, kayıt
Voice Note Transcriber, önceden kaydettiğin bir toplantıyı metne dönüştürür. Yüz yüze toplantıyı uygulamayla veya telefonunun ses kaydediciyle kaydet ya da bir görüntülü görüşmeden dışa aktarılan kaydı içe aktar. Ardından tam kayıt için Transcribe (yazıya dök), takip işleri için Action items (yapılacaklar) veya Dates/deadlines (tarihler/son tarihler) ile Summarize (özetle) seçeneğini seç.
Uygulama görüşmelere katılmaz, takvimine bağlanmaz ve konuşurken canlı altyazı göstermez. Ekibin her görüntülü görüşmede çalışan bir asistan istiyorsa bunun için yapılmış bir araç seç. Zaten yaptığın kayıtlardan basitçe not çıkarmak istiyorsan bu telefon uygulaması uygundur.
KONUŞMADAN SONRAKİ ADIMLARA
Toplantı kaydı nasıl notlara dönüştürülür
1. İzin alarak kaydet veya dosyayı içe aktar
Herkese toplantının kaydedildiğini söyle ve kurumunun kurallarına uy. Uygulamanın kaydedicisi kayıt başına en fazla 2 saat kaydeder; bu, çoğu toplantı için yeterlidir. Toplantı daha uzun sürerse kayıt durduğunda yeni bir kayıt başlat. Görüntülü görüşme kayıtları ses (M4A, MP3, WAV, AAC, OGG, OPUS) veya video (MP4, MOV, MKV, AVI, WEBM) olarak içe aktarılabilir.
2. Ekibinin ihtiyacı olan sonucu seç
Eksiksiz yazılı kayıt için Transcribe’ı seç. Summarize’ı seçip bir tarz belirle: takip işleri için Action items, zamanla ilgili her şey için Dates/deadlines, taslak toplantı tutanağı için Bullet points, genel bakış için Short (kısa) veya Detailed (ayrıntılı). Her iş tek bir sonuç verir; ikinci bir biçim gerekiyorsa aynı kaydı tekrar gönder. Göndermeden önce projenin klasörünü seç.
3. Sorumluları ve tarihleri kontrol et, sonra paylaş
Kimse harekete geçmeden önce sonucu kayıtla karşılaştır. Her görevi kimin üstlendiğini, bir önerinin karara dönüşüp dönüşmediğini ve “haftaya” ifadesinin gerçekte ne anlama geldiğini kontrol et. Kontrol ettiğin metni kendi e-posta veya belge aracına kopyala. Etiketler ve arama, aylar sonra neyin kararlaştırıldığını bulmana yardım eder.
KONUŞMADAN SONRAKİ ADIMLARA
İşe uygun çıktıyı seç
Döküm ve özet farklı sorulara cevap verir. Toplantıdan sonra yapılacak işe uyanı kullan:
- Döküm: tam ifade, anlaşmazlıklar veya toplantıyı kaçıran biri için eksiksiz kayıt.
- Action items: taslak görev listesi. Göndermeden önce her sorumluyu ve görevi doğrula.
- Dates/deadlines: tüm zaman ifadeleri tek yerde; planlamadan önce belirsiz olanları netleştir.
- Bullet points: düzenleyip onaylayacağın bir toplantı tutanağı için başlangıç noktası.
- Summarize + Translate: başka bir dilde çalışan bir iş arkadaşı için çevrilmiş özet.
KONUŞMADAN SONRAKİ ADIMLARA
Tekrar okuması daha kolay bir kayıt al
İyi notlar net sesle başlar. Masanın ortasındaki bir telefon, insanlar sırayla konuştuğunda ve kimse çok uzakta olmadığında en iyi sonucu verir. Arka plan gürültüsü, yan sohbetler ve üst üste konuşma doğruluğu düşürür; hiçbir özet net söylenmemiş bir kararı kurtaramaz.
Bir sonraki konuya geçmeden kararı ve sorumlusunu sesli söylemek (“Yani bütçeyi cuma gününe kadar Ayşe gönderiyor”) bunu daha sonra çıkarmayı çok kolaylaştırır. Çevrimiçi bir toplantıda en temiz kaynak genelde platformun kendi kaydıdır. Zoom kaydı rehberi, kaydı nasıl bulup içe aktaracağını gösterir.
KONUŞMADAN SONRAKİ ADIMLARA
Gizlilik ve sınırlar
İşlem çevrimiçi yapılır ve ses işlendikten sonra silinir. Kaydedilen sonuçlar hesabınla eşitlenir; bunları veya tüm uygulama verilerini uygulamadan silebilirsin. Gizli toplantıları yüklemeden önce iş yerinin politikasını kontrol et ve yalnızca herkesin onayıyla kaydet.
Sonuçlar resmi tutanak veya hukuki kayıt değil, kontrol edilecek bir taslaktır. Her kaydın uygulamanın güncel süre ve boyut sınırlarına uyması gerekir ve kullanım planına bağlıdır. Tam alıntıların önemli olduğu röportaj tarzı kayıtlar için röportaj deşifre rehberi daha ayrıntılıdır.
SORULAR
Toplantı kaydını yazıya çevirme hakkında sorular
Uygulama Zoom, Teams veya Google Meet görüşmelerine katılır mı?
Hayır. Uygulama kayıtlarla çalışır. Toplantıyı izin alarak kaydet, dosyayı dışa aktar veya indir ve içe aktar. Bu platformun kayıt seçenekleri için Zoom rehberine bak.
Uzun bir toplantıyı kaydedebilir mi?
Evet. Uygulama içi kaydedici kayıt başına en fazla 2 saat kaydeder; bu, çoğu toplantıyı kapsar. Toplantı daha uzun sürerse kayıt durduğunda yeni bir kayıt başlat. Bir toplantı platformundan içe aktarılan dosyaların da uygulamanın güncel boyut ve süre sınırlarına uyması gerekir.
Tek bir kayıttan hem döküm hem yapılacaklar alabilir miyim?
Evet, ama iki ayrı işle. Bir iş tek çıktı verir; kaydı bir kez Transcribe ile, bir kez de Summarize ve Action items ile işle. Planının kullanımını uygulamadan kontrol et.
Özet kimin ne söylediğini bilir mi?
Yalnızca göndermeden önce Speaker labels seçeneğini açarsan (Power planı). Özet bu durumda noktaları Speaker A veya Speaker B’ye atfedebilir; bunlar isim değil, anonim etiketlerdir. Görev sorumlularını kayıtla karşılaştır. Konuşmacı etiketleri açıklaması.
Voice Note Transcriber hakkında bilgi al veya tüm özet tarzlarının açıklamasına bak. · Konuşmacı etiketlerini anla
KONUŞMADAN SONRAKİ ADIMLARA
Toplantıdan net sonraki adımlarla çık.
iPhone veya Android uygulamasını indir, toplantıyı içe aktar veya kaydet ve döküm ya da yapılacaklar listesini seç.
Uygulamanın arayüzü şimdilik İngilizce; Türkçe konuşmaları yazıya dökebilir ve metni Türkçeye çevirebilir.